LHK 小红书备选稿

本次选题简述

本次选题参考近期发票制度沟通、电子资料保存和在日创业者经营资料准备相关讨论及公开信息。第一篇处理请求书多次修改后的版本混乱，帮助经营者分清发出过什么、修改了什么、目前确认到哪一步。第二篇围绕个人卡垫付，把购买、付款和公司返还记录对应起来。第三篇从行政手续前翻找经营资料的场景切入，给出按现有业务建立资料目录的方法，不涉及税务或签证结果判断。

标题

请求书改了三版，月底该看哪份

正文

刚把请求书发给客户，对方说项目内容需要调整；你改完重发，过几天又补了一项。月底打开文件夹，“最终版”“最终修改版”“这份才对”并排躺着，连自己都要翻聊天记录确认。

我们在 LHK 做资料整理时，会建议先把版本关系写清。尤其是项目制的小型会社，同一笔业务的文件变多以后，可以按下面四步整理。

1）先把发出过的版本放在一起。
按交易方和项目归集请求书（請求書），记录每份文件的发送时间、发送对象及邮件或聊天记录的位置。保留原文件，不直接覆盖；内部草稿与已发送文件分开，避免把没发出去的草稿误当成客户收到的版本。

2）每次修改，补一句原因。
例如“按双方确认调整项目内容”“补充收件信息”。另列版本记录，写清修改了哪里、由谁提出、是否已获对方确认。文件名可以加版本号，原有请求书编号照实记录，不为了方便排序随意改动原文件。

3）把当前状态标明白。
在内部目录标记“已发送待确认”“已确认使用”“已被替代”等状态，并注明依据。拿不准哪份继续使用，就先向业务负责人和客户确认。不要凭文件保存时间较晚，就认定它已经替代前一份；旧版保留查找路径，避免混进本次待核对清单。

4）涉及收付款，另做对应说明。
如果修改前已经收过款，把到账记录、原请求书和后续确认放在一起。有差额、退款或尚未收齐的部分，分别记录事实和待确认事项。核对时按同一笔业务查看版本关系，避免把每份文件金额都累计进去；具体入账和税务处理由税理士确认。

交资料前，可以试着问自己：不用翻完整段聊天，能否说明目前用哪份、为什么改、款项核对到哪里？这份版本记录也只是整理辅助，不能据此认定文件已满足发票制度或电子保存要求，相关要求需结合官方信息与税理士意见确认。

临时辨认版本，往往比改文件更费时间。LHK 提供中/英/日多语言记账代行和资料整理，协助准备税理士确认用资料。我们不是税理士事务所，不制作税务申告书、不提供税务咨询、不做税务代理。服务说明可看主页置顶。

图片建议

封面用自己拍摄或已获授权的日本办公室窗景，桌边放空白文件夹。内页配一张“已发送待确认→确认使用→旧版保留”的文字流程卡，再做一张只有栏目名的版本记录表：文件名、发送时间、修改原因、确认状态。不要仿制真实请求书，不展示客户资料；画面避开清晰人脸、商标和招牌特写。

置顶评论建议

文件名写了“最终版”，不代表双方已经确认。先记清发送记录、修改原因和确认状态；已经收付款的，再把对应记录一起留好。

标题

个人卡替公司付款，别只交领收书

正文

临时要买一批办公用品，公司卡没带，你先用个人卡付了。领收书拍照发进群，事情好像就结束了。到了月底，同事问“这笔公司还给你了吗”，你才发现，购买记录和返还记录没有放在一起。

我们在 LHK 整理小型团队的资料时，会建议把“买了什么”“谁先付款”“公司是否返还”分别记清。个人卡、公司卡和现金轮流使用时，可以先做这张核对清单。

1）先确认实际付款人和方式。
记录购买日期、交易方、用途、金额，以及谁用什么方式付款。不要因为领收书交给了公司，就默认是公司账户支出。只记核对需要的信息，不在共享表里填写完整卡号；业务用途尚不明确的项目，单独标为待确认。

2）给同一笔支出一个内部编号。
把领收书、购买内容和相关付款记录对应到这个编号。纸质原件与电子原文件按各自形式保留，照片用于查找时也注明原件位置。同一次购买有多份凭证的，放在同一条记录下，避免看见一份文件就新增一笔支出。

3）把返还进度另设一栏。
列出“待负责人核实”“待返还”“已返还”，写清经办人。公司已转回款项的，补上转账日期和记录位置；用现金交回的，按实际交接情况留存双方确认。不要只靠群里一句“处理了”，也不要把是否允许列为公司费用直接写成已确认。

4）一笔返还对应多项垫付，就附明细。
把包含的内部编号逐项列出，再核对合计；分次返还的，逐次记录。月底检查是否有同一笔购买重复提交、标成已返还却找不到记录，或公司已直接付款但个人又提交垫付的情况。发现差异先核实，不自行补造收据或修改原凭证。

这张表用于说明事实，不能直接决定会计科目、费用归属或税务处理。公司与个人之间的款项性质、混合用途如何处理，请税理士结合原资料确认；涉及公司内部审批的，也要交负责人核实。

反复追问“这笔是谁付的”，会占用经营时间。LHK 提供中/英/日多语言记账代行、领收书和银行明细整理，协助把资料交给税理士确认。我们不是税理士事务所，不制作税务申告书、不提供税务咨询、不做税务代理。服务范围可看主页菜单。

图片建议

封面用自己拍摄或已获授权的日本车站周边街景，避开清晰人脸和店铺招牌特写。内页做两张简洁文字卡，一张写“购买→个人付款→公司返还”，另一张列空白表栏目：内部编号、用途、付款人、返还状态、记录位置。不放真实票据、银行卡、转账截图或客户资料。

置顶评论建议

同一笔购买可以有领收书、付款记录和返还记录，核对时要把它们对应起来。是否属于公司费用，以及款项如何处理，仍请税理士确认。

标题

准备公司经营资料，先做一张目录

正文

准备和行政书士沟通经营管理在留手续，对方问起公司最近做了哪些业务。你知道项目一直在推进，可合同在邮箱、交付记录在聊天里、入出金在网银，临时找齐一件事的资料就要切换好几个地方。

我们在 LHK 协助整理经营资料时，会建议先做一张“现有业务目录”。它是内部查找工具，不是签证材料清单，也不替代专业人士对所需文件的判断。平时可以按这四步准备。

1）按真实业务建条目。
每个项目或持续服务关系写一行，记录交易方、实际业务内容、负责人员和目前进展。用内部编号连接资料，避免用自己过段时间也看不懂的简称。还在洽谈、已经开始和已经结束的业务分别注明。

2）把约定、执行和款项分开找。
约定部分归集已有合同、报价确认等；执行部分归集已有交付记录、往来确认等；款项部分对应请求书和银行明细。目录记录资料名称和保存位置，无需重复复制文件。尚未取得的资料写“待查找”或“待向对方确认”。

3）事实变化，另留说明。
业务范围、交付安排或交易方信息有变化，记录发生了什么，并保留已有的沟通依据。中文整理备注与日文原文件分开放，无法确认的术语标出来。缺资料时按真实情况补充说明，不倒签合同，不编造交付记录，也不把计划写成已经完成。

4）带着目录确认下一步。
先请专业人士说明本次手续需要核实什么，再按要求提供相应原资料。对方发现名称、时间或金额不一致时，回到原记录核对，不为了让材料看起来整齐就自行改成一致。涉及外部共享，只提供当前沟通确实需要的资料，并确认接收对象。

日常业务目录能减少翻找，但不能证明满足某项在留或行政要求。具体需要提交什么、如何说明、文件是否适用，应以官方信息及行政书士等相关专业人士的确认为准；其中的税务判断仍请税理士确认。

临时拼资料，容易把时间花在找文件上。LHK 提供中/英/日多语言记账代行、经营资料整理及行政手续前期资料确认，协助准备税理士确认用资料。我们不是税理士事务所，不制作税务申告书、不提供税务咨询、不做税务代理。服务介绍可看主页置顶。

图片建议

封面用自己拍摄或已获授权的日本街道或办公室窗景，不使用入管窗口、证件或公文画面。内页做一张“约定资料／执行记录／款项记录”的分类卡，再配只有栏目名的业务目录：项目、实际进展、负责人、资料位置、待确认事项。不展示真实合同、流水或客户资料，避开清晰人脸和商标特写。

置顶评论建议

这是一份日常经营资料的查找目录，不是经营管理在留手续的提交清单。具体材料和说明要求，请结合官方信息向行政书士等相关专业人士确认。