LHK 小红书备选稿

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月底打开网银，客户的钱到了，你顺手把项目标成“已收款”。等后台核对请求书（請求書）时，却发现一笔入金找不到对应文件，另一笔金额又少了一点。聊天里那句“已经转了”，也没说明付的是哪一批。

我们在 LHK 整理公司资料时，会先把每笔入金的出处写清。会社代表或接项目的小团队，可以做一张入金核对表，按这四步处理。

1）先列出发给客户的请求书。
记录请求书编号、交易对方、项目、请求金额、币种和约定付款日，并注明文件位置。请求书日期与实际入金日期分开列，不因为钱到账了，就修改原文件里的日期或金额。

2）逐笔记录实际收到的钱。
从银行明细里记录入金日期、付款方显示名称、金额和对应明细位置。同一客户分次付款，就分别列出；付款方名称与合同方不同，先标注待核实，不仅凭金额相同就认定是同一笔。

3）把合并付款和差额单独说明。
一笔入金对应多张请求书，就列清各张编号及对应金额。金额有差异，先查付款通知、双方约定和往来记录。不要看到少了一点，就直接写成手续费，也不要为了对平而改掉请求金额。

4）把没对上的内容留在问题栏。
写明“缺付款说明”“只收到部分款项”或“对应请求书待确认”，再注明由谁跟进。对方说“这次一并支付”，就进一步确认包含哪些请求书；取得回复后，把回复与相关文件放在一起。

核对完成时，应当能从每笔入金找到对应请求书，也能看出哪些款项仍待确认。收入归属、差额如何入账等专业问题，请交给税理士结合实际资料确认。

每月都靠聊天重新追问，老板和后台都会反复花时间。LHK 提供中/英/日多语言记账代行与资料整理，协助准备便于税理士核对的资料。我们不是税理士事务所，不制作税务申告书、不提供税务咨询、不做税务代理。服务范围可看主页置顶。

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税理士问起一份服务费资料，你先翻邮箱，再查聊天记录，最后打开会计软件。你记得下载过 PDF，手机里却只剩一张截图，连自己也不确定有没有后续更正版。

我们在 LHK 做电子资料整理时，会先帮经营者建立一个能找到原文件的目录。新公司或后台只有一个人的团队，可以从下面五步开始，不必先设计一套很复杂的分类。

1）先把资料入口列出来。
写下常用邮箱、采购平台、订阅服务和聊天工具，标明由谁负责取得资料。平台里有账单的，就安排负责人按实际使用情况查看并取得文件，不只等月底收到催问才逐个登录。

2）把收到的电子原文件留好。
有 PDF 等附件，就保存收到的文件；金额、项目等信息写在邮件正文的，也把相关邮件一并留好。中文翻译和内部备注另存，方便阅读的截图不替代原文件。

3）做一份能搜索的目录。
可以列“交易日期、对方名称、金额与币种、资料种类、文件位置”。日期按资料实际内容记录，拿不准就标注疑问，不用下载日期代替。中日名称不熟悉时，保留原文，中文简称放在备注栏。

4）把更正前后版本对应起来。
收到更正文件时，一起保留前后文件和相关说明，在目录标出两者关系。不要覆盖原文件，也不要让两份文件都处于含义不明的“最终版”状态；是否采用某一版本，按实际确认情况记录。

5）月底试着从目录找回文件。
选几条记录，检查能否打开完整文件、找到相关说明，并确认公司授权负责的人能够查阅。失效的分享入口、打不开的附件和缺少的资料，单列出来跟进。

这套方法方便查找和交接，不代表已经满足全部电子保存要求。具体适用要求，请以官方信息及税理士确认结果为准。

资料散在不同入口，每次交接都要重新找。LHK 提供中/英/日多语言记账代行、纸质与电子资料整理，协助准备税理士确认用资料。我们不是税理士事务所，不制作税务申告书、不提供税务咨询、不做税务代理。服务说明可看主页菜单。

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项目交付后，你在群里回复“收到”，又让同事把外包费付了。过一阵整理支出，转账记录能找到，约定的工作范围在聊天里，交付文件在另一个文件夹，谁确认过最终版本却说不清。

LHK 整理这类经营资料时，会建议以项目为单位，把工作约定、交付、请求付款和实际付款对应起来。经常找外包协作的小团队，可以先整理这四组资料。

1）工作怎么约定的。
归集现有合同、订单、报价及双方确认记录，注明项目名称、合作方、工作范围、约定金额和付款安排。后来增加了工作或改了价格，就把实际确认记录放在一起，不只在文件夹名称上写“已改”。

2）最后交付了什么。
保留实际取得的成果文件，以及现有的交付通知、确认回复。写清交付日期、文件版本和确认人；只是收到文件、还没确认内容的，就如实标注。文件较大时，在目录注明公司已保存文件的位置，避免只留可能失效的分享入口。

3）对方请求支付哪一笔。
把请求书（請求書）对应到项目及付款阶段，记录请求金额、币种和业务内容。首款、追加工作和尾款分别说明。请求书上的名称或内容与约定不一致时，先向对方核实，不自行修改原件。

4）实际上从哪里付了钱。
保留对应付款资料，记录付款日期、金额、付款方和收款方。分次支付就逐笔列出；由个人先垫付的，补充垫付人与公司后续处理情况。不要只凭一句“付过了”，就把整组资料标成齐全。

最后在项目目录里加一栏“还缺什么”。合同没找到、交付版本不清楚、付款对应不上，分别记录并安排跟进。已有记录按实际情况保留，不能把补写的内部说明当作原始合同或对方确认。

这些资料帮助还原项目经过。费用归属及税务处理请税理士确认，合同条款问题请咨询相关专业人士。

资料分散在不同人的聊天里，换人接手就得重新找。LHK 提供中/英/日多语言记账代行和资料整理，协助把项目资料整理给税理士核对。我们不是税理士事务所，不制作税务申告书、不提供税务咨询、不做税务代理。服务范围可看主页置顶。