本周 3 篇备选

本次选题

近期公开信息持续关注电子交易资料的保存、请求书等数据的衔接，以及经营活动资料能否被清楚说明。对在日小型经营者来说，真正费时间的往往不是“没有文件”，而是版本混乱、多语言名称对不上、重要记录只留在个人设备里。基于这些启发，本次选择请求书改版管理、多语言资料检索、公司经营记录归档三个方向。三篇都从日常整理入手，不延伸作税务、在留或行政判断。

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请求书改了两版，旧文件别急着删：月底最怕对错金额

正文

客户临时改了项目内容，你重新发了一张请求书。月底打开网银，入金金额却和文件夹里的 PDF 对不上。税理士再问“为什么改、最后用哪一版”，大家才发现：旧版删了，新版文件名还是“最新版2”。

我们在日常资料整理里经常看到，这类麻烦不是不会做请求书，而是修改过程没有留下清楚的线。请求书、报价书或付款条件发生变化时，可以先按下面的方法整理：

  1. 原始版本不要直接覆盖。按“日期＋交易方＋资料类型＋版本”命名，旧版标注“作废”或“已替换”，但不要和有效版混放。
  2. 单独做一行修改记录：哪天修改、改了什么、由谁确认、替换了哪份文件。只记事实，不补写没有发生的内容。
  3. 把最终版和确认依据放在一起。邮件、订单或聊天里的确认，可以保存到对应项目文件夹；注意隐藏与业务无关的私人信息。
  4. 收款后不要只勾“已入金”。同时核对交易方、金额、日期、付款备注，并把银行记录对应到最终版请求书。
  5. 遇到合并付款、分次付款、退款或手续费差额，另加一条说明，不为了让数字看起来整齐而改动原始资料。
  6. 每月把“版本未确认、金额不一致、缺确认记录”集中成一张待确认清单，再交给负责人或税理士判断下一步。

这样整理的目的，不是自己下税务结论，而是让别人能看懂“为什么改、最后执行什么、钱对应哪一版”。具体保存范围、开具方式和税务处理，请以税理士确认意见为准。

LHK 可协助中／英／日多语言记账代行和纸质、电子资料整理，把请求书版本、确认记录、银行明细及待确认项整理成更方便税理士查看的状态。LHK 不是税理士事务所，不制作税务申告书，也不提供税务咨询或税务代理。服务范围可看主页置顶。

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封面用日本办公区傍晚街景，或桌上放着两个素色文件夹和便签的生活感照片。内页做“旧版—修改记录—最终版—入金核对”四步卡片，再放一组完全虚构的文件名示意；不要展示真实请求书、金额、公司名或聊天记录。

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请求书有修改时，重点不是留下多少个“最新版”，而是保留版本关系、确认依据和入金对应。具体开具与税务处理，请交给税理士确认。

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中文合同、日文请求书、英文账单：资料不是少，是根本搜不到

正文

合同是中文名，日文请求书写的是公司片假名，海外软件账单又只有英文品牌名。月底搜交易方，三个文件夹都显示“没有结果”，最后只能靠老板记得“这几个名字其实是同一家”。

我们经常遇到这种多语言资料场景。真正需要解决的不是把所有文件都翻译一遍，而是让同一交易对象、同一项目在不同语言里能够互相找到。小团队可以先做一张简单的“名称对照表”：

  1. 给每个交易方设一个内部统一名称，同时记录中文名、日文正式名称、英文名、片假名简称和网银里出现的汇款名。
  2. 原始文件名和原始内容保留，不擅自改写合同、请求书或账单。另存整理用副本时，再加“日期＋统一名称＋资料类型＋项目”的检索名。
  3. 给常用资料类型定一套中日对照词，例如合同／契約書、请求书／請求書、领收书／領収書。团队选定后持续使用，不要每个人发明一套缩写。
  4. 同一个项目设固定编号，让中文合同、日文请求书、英文订阅账单和银行记录都带上同一编号。以后先搜编号，不靠猜语言。
  5. 对看不懂或名称对不上的资料，不要随便归到“其他”。放进“待确认”区，写清收到渠道、日期和经手人，再集中确认。
  6. 每月抽查一次：随机选一笔付款，看能否在几分钟内找到合同或订单、请求书、付款记录和必要说明。找不到的地方，就是规则要补的地方。

多语言整理做得好，不是文件夹看起来更专业，而是换一个同事、税理士或后台负责人，也能沿着同一套名称找到资料。资料属于什么类别、税务上如何处理，仍需由税理士结合实际内容判断。

LHK 可用中／英／日协助记账代行、名称对照、证憑书类和电子资料整理，并把需要确认的问题集中后与税理士衔接。LHK 不是税理士事务所，不制作税务申告书，也不提供税务咨询或税务代理。服务范围可看主页置顶。

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封面用日本车站附近的通勤街景，或电脑旁放着中、日、英三色标签纸的干净桌面。内页做一张“同一交易方的多语言名称对照表”和“统一编号检索”示意；所有名称与编号都用虚构内容，不展示真实客户资料。

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多语言资料不用全部重做，先统一交易方名称、资料类型和项目编号，就能减少“明明保存了却搜不到”。具体分类与税务处理请向税理士确认。

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公司一直在经营，资料却只在老板手机里：这才是最累的断点

正文

客户确认在老板的 LINE 里，合同发到个人邮箱，请求书存在手机“下载”文件夹。平时老板都找得到，可一到税理士补资料、后台交接或准备经营相关手续，其他人只能等一句：“我晚上回去翻一下。”

我们在日常服务里经常看到，公司不是没有经营记录，而是记录没有进入公司能管理的资料库。忙的时候先用个人设备很正常，但建议每周做一次“从个人入口回到公司归档”的动作：

  1. 先设公司统一入口。可以是权限清楚的共享文件夹或业务邮箱，正式资料不要长期只留在个人聊天和手机相册里。
  2. 按项目建立最小资料包：合同或订单、报价、请求书、交付或确认线索、收付款记录。先保证能串起来，再追求漂亮分类。
  3. 从聊天中只保存与业务有关的确认内容，同时记录日期、交易方和项目；与业务无关的私人对话要遮挡或排除。
  4. 建一张账号与资料位置清单，写清谁负责、资料放哪里、谁有权限。不要在表里明文记录密码，人员变化时及时调整权限。
  5. 每周列出三个缺口：还在个人设备、没有原始文件、无法对应项目。能向交易方补取的及时补取，不能确认的如实标记，不倒签、不补造。
  6. 需要交给税理士、行政书士或其他专业人士前，先提供“已有资料＋缺口说明＋想确认的问题”，不要只发一个没有目录的压缩包。

把资料从“老板记得”变成“公司找得到”，既方便日常记账，也能降低交接和说明经营情况时的沟通成本。但哪些资料需要提交、能否作为证明，以及税务、在留或行政判断，都应由相应专业人士确认。

LHK 可协助中／英／日多语言记账代行、纸质与电子资料归档、税理士确认用资料整理，以及行政手续前期的资料梳理。LHK 不是税理士事务所，不制作税务申告书，不提供税务咨询或税务代理；行政与在留判断也请交由有资格的专业人士。服务范围可看主页置顶。

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封面用日本住宅区通往办公室的清晨街景，或手机放在一旁、桌上摆着公司文件夹的生活感照片。内页做“个人入口—公司归档—项目资料包—专业人士确认”的流程卡；不要展示真实聊天画面、邮箱、合同、证件或客户信息。

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资料只在老板手机里时，公司很难交接和说明。先把正式文件、项目关系和缺口清单放回公司可管理的位置；具体提交范围请向相应专业人士确认。