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我们在日常资料整理里经常看到一种情况：老板明明说“资料都有”，但真正打开电脑一看，PDF 在邮箱里，截图在 LINE 里，平台下载的明细在云盘里，还有几张领收书躺在手机相册。
资料不是没有，而是散得太开。几个月后税理士问一句“这笔支出对应哪张请求书？”，大家才开始翻关键词、找聊天记录、重新登录平台。
电子请求书和电子领收书，建议先按这个顺序整理：
- 不要只截图，尽量保留原始文件
能下载 PDF、CSV、平台明细的，就不要只留手机截图。截图适合临时记录，但后续核对时，原始文件通常更清楚。
- 文件名写到以后能看懂
可以用“日期_对方名称_内容_金额”这样的格式。比如看到文件名，就大概知道这是什么交易，不用每次打开才猜。
- 邮箱、平台、聊天记录每周清一次
网购、系统费、广告费、通信费、订货平台、外包平台，经常不会自动跑到同一个地方。建议每周固定花一点时间下载并归档。
- 同一笔交易的资料放一起
请求书、领收书、付款记录、订单确认邮件，如果分散在四个地方，后面就很难说明。最好放进同一个月份或同一个项目文件夹。
- インボイス相关信息完整保留
看到登録番号、税率、消费税额等信息时，不要只截一部分。是否需要特别处理、怎么判断，交给税理士确认；经营者先做的是完整保存。
- 给“找不到”的资料留备注
如果某个平台暂时下载不了，或对方还没发正式请求书，不要默默空着。可以先写一行备注：缺什么、问了谁、预计在哪里补。
电子资料整理的重点，不是把文件夹做得很漂亮，而是让别人能顺着资料看懂交易。LHK 可以用中/英/日多语言协助整理电子请求书、领收书、银行明细和会计软件用资料，把资料整理成税理士更容易确认的状态。LHK 不是税理士事务所，不制作税务申告书，也不提供税务咨询；涉及税务判断，请与税理士确认。服务范围可以看主页置顶。
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封面用日本办公室桌面、笔记本电脑、文件夹和咖啡的生活感照片。内页可以做一张“电子资料归档顺序”清单：下载原始文件、统一命名、按月归档、合并付款记录、缺件备注、税理士确认。不展示真实票据、真实邮箱、真实平台后台或客户资料。
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月底打开网银时，余额看起来没问题，但一行行入金往下看，麻烦就来了：这笔是哪位客户的？为什么金额和请求书差一点？这笔是订金、尾款，还是几个项目一起打过来的？
我们经常遇到的不是“没有收入记录”，而是收入资料和请求书没有连起来。到最后只能靠记忆解释，越忙越容易漏。
建议每个月做一次简单的入金对照表：
- 每张请求书给一个编号
不用复杂，按月份也可以。重点是银行入金、邮件沟通、会计软件里都能找到同一个线索。
- 请求日和入金日分开写
很多客户不是当天付款。不要只看请求书日期，也要记录实际入金日期，后续核对银行明细会清楚很多。
- 金额不一致要备注原因
比如振込手续费、部分入金、分期付款、退款、折扣、汇率差、平台扣费。先把事实写出来，具体会计和税务处理再请税理士确认。
- 多笔合并入金要拆开说明
客户一次打来几张请求书的款项时，建议在备注里写明对应哪几张请求书。不要只写“客户入金”。
- 现金和平台收入也要进表
店铺现金、线上平台结算、海外收款、第三方支付，最好也按月汇总。不同来源分开记录，后面更容易看出业务流。
- 未入金请求书单独列出来
月底不要只整理“收到的钱”，也要看哪些请求书还没收到款。这样既方便经营管理，也方便后续和客户沟通。
- 不明入金不要硬归类
一时看不懂的入金，可以先标成“待确认”，再回头查邮件、合同或聊天记录。不要为了让表格好看就随便放到某个项目里。
入金整理不是财务人员才需要做的事，它其实是在帮经营者看清“请求、收款、未收款”这条线。LHK 可以协助整理请求书、银行明细、入金对照表和多语言备注，也可以把资料整理成税理士更容易核对的状态。LHK 不是税理士事务所，不做税务代理，不提供税务咨询；涉及申告口径和税务判断，请以税理士确认为准。服务范围可以看主页置顶。
图片建议
封面用日本车站附近咖啡店桌面、电脑和笔记本的照片，画面干净但不要像广告。内页可以做“入金对照表”示意卡：请求书编号、客户名、请求日、入金日、金额差异、备注。不展示真实银行流水或真实客户名称。
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公司刚开始运营时，很多支出都是临时发生的。代表先用个人卡垫一下，员工先付现金，店里急用公司卡买东西，网购账号又绑定了以前的个人信用卡。
我们在资料整理时经常看到这种场景：支出都有记录，但付款方式混在一起。老板自己知道“这是公司用的”，可几个月后要说明时，只剩下一堆卡明细和几张领收书。
如果公司卡、个人卡、现金垫付混用，建议先这样整理：
- 先按付款方式分三类
公司账户或公司卡、个人卡垫付、现金支付，先分开。不要一开始就全部塞进“费用”文件夹。
- 个人垫付做一张清单
写清楚谁付的、日期、金额、用途、有没有领收书、是否已经公司精算。这样后续不容易重复报，也不容易漏。
- 公司卡明细逐笔备注用途
不要只下载信用卡账单。看到不容易判断的商户名，旁边写一句“软件月费”“店铺消耗品”“客户会议交通”等，越早写越准确。
- 现金支出保留小票和说明
现金最容易断线。哪怕金额不大，也建议按日期放好领收书，并写清楚是谁经手、用在什么经营场景。
- 私人支出不要混着解释
如果一张卡里同时有公司支出和个人支出，先把个人部分标出来。资料整理不是把所有消费都变成经营支出，而是把事实分清楚。
- 不确定的支出先标“待确认”
例如交际、交通、家用和办公混在一起的费用，不要自己下结论。先把发生场景、参与人、用途写清楚，再让税理士判断。
- 每月固定做一次精算
不要等年末一次性回忆。每月底把个人垫付、现金支出、公司卡明细对一遍，发现缺领收书就尽快补。
付款方式混乱，本质上会增加后续解释成本。LHK 可以协助整理公司卡、个人卡、现金垫付、领收书和银行明细，并用中/英/日多语言做基础备注，方便税理士确认。LHK 不是税理士事务所，不制作税务申告书，也不提供税务咨询；能否作为费用、怎么处理，请与税理士确认。服务范围可以看主页置顶。
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封面用日本街景或办公室窗边桌面照片，桌上可以放文件夹、记事本和几张空白收纳袋。内页做“付款方式整理表”：公司卡、个人卡垫付、现金支付、用途备注、精算状态、税理士确认。不展示真实信用卡、真实账单、真实领收书。